Føremål og målsetjing for arkivarbeidet i Eidfjord kommune
Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.
Arkivplanen skal sikra at Eidfjord kommune ivaretek arkivansvaret sitt etter arkivlova § 6: ”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.”
Eidfjord kommune skal jf. forskrift om offentlege arkiv §4; «til ei kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal og vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet». I riksarkivarens forskrift § 1-1 er det skildra eit minstekrav til arkivplanen sitt innhald.
I forskrift om offentlege arkiv §4 står det vidare at; «Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll. I kommunar og fylkeskommunar er dette ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 nr. 2 andre punktum.»

Føremål
Hovudføremålet med arkivplanen er at den skal sikra at Eidfjord kommune på best mogeleg måte tek vare på og sikrar arkiva sine, både for notid og framtid.
Vidare ynskjer Eidfjord kommune å nytte arkivplanen som eit;

• Reiskap forarkivleiar i kommunen. Arkivplanen legg til rett for at kommunen kan ha god kontroll og oversikt over kommunen sin dokumentasjonsforvaltning.
• Kvalitetssikring av kommunen sin dokumentasjonsforvaltning. Arkivplanen gjev, saman med Compilo, ei samla oversikt for heile kommunen og legg derfor til rette for ei god kvaltietssikring av arkiva.
• Styringsverktøy for arkivleiar og leiinga. Ved å ha ein samla, god og oppdatert oversikt over kommunene sin dokumentasjonsforvaltning legg ein til rette for at arkivplanen, saman med Compilo, blir eit godt styringsverktøy, som kan nyttast i samband med strategiarbeid, planarbeid og internkontroll i kommunen.

Målsetjing
Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Eidfjord kommune. Målet er at alle som handterer dokument som vert til som ledd i den verksemda kommunen driv, skal kunna finna informasjon om kva retningsliner som må fylgjast, og kva løysingar kommunen har på arkivområdet.

Oppdatering av arkivplanen
Oppdatering av arkivplanen skal skje når;

• ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Arkivleiar avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar med mogelege fylgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttala seg om dei fylgjene dei kan få for arkivet.

Rådmannen har arkivansvaret
I kommunen er det rådmannen som har arkivansvaret. Som rådmann i Eidfjord kommune oppmodar eg alle medarbeidarar om å setja seg godt inn i og fylgja retningslinene i arkivplanen.

Eidfjord kommune, 27. januar 2022

Geir Underhaug
rådmann