Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Allment arkivskjema

Med eit allment arkivskjema meinar me eit system av faste signaturar for dei ulike arkivseriane, oppstilt i ei fast rekkefylgje.

Målet er at alt materiale i eit kvart arkiv skal kunna strukturerast etter eit slikt skjema, utan at det dermed går utover opphaveleg struktur eller proveniens. Seriane kan ein dela inn i underseriar etter behov.

Bak utarbeidinga av skjemaet ligg eit ynskje og behov for standardisering. I Norge er det utarbeida eit skjema som vert tilrådd brukt av alle og til alle typar arkiv – både statlege, kommunale og private.

Dersom alle oppbevaringsinstitusjonar fylgjer standarden, vil brukarane raskare og enklare kunna orientera seg i dei ulike arkiva. Den største fordelen ligg i at det går fram av kva rekkefylgje attfinningsmidlane – dei tradisjonelle papir- og nettkatalogane –  som seriane kjem i, og at opplysningane kan komprimerast.

Skjemaet består av tre hovudgrupper med seriar og signaturar:

  • Serie A–E er øyremerka administrative arkivseriar som vert produsert av alle arkivskaparar med ein kontorfunksjon. I dei fleste tilfelle er dette hovuddelen av arkivet, både i betydning og volum.
  • Seriane F–O vert nytta på spesialseriar, og desse kan ein disponera fritt og kan av den grunn tilpassast strukturen i kvar enkelt arkiv.
  • Seriane P–Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskilt funksjon (P–S), medium eller format (T–W) og diverse og referansemateriale (X–Z).

Kode:

Arkivserie:

A

Møtebøker, referatprotokollar, forhandlingsprotokollar o.l.

B

Kopibøker

C

Journalar og andre overgripande (overordna) register

D

Sak -og korrespondansearkiv ordna etter hovudsystem

E

Sak- og korrespondansearkiv ordna etter eventuelle sideordna system (utskilt del av sakarkiv med andre ordningsprinsipp, eks. kontraktarkiv)

F-O

Spesialseriar innanfor kvar enkelt arkivskapar sitt fagområde

P

Personalforvaltning

Q

Eigedomsforvaltning

R

Rekneskap

S

Statistikk

T

Kart og teikningar

U

Foto, film og lydopptak

V

EDB og mikrofilm

W

Gjenstandar (stemplar, modeller, faner)

X

Eigenproduserte trykksaker

Y

Andre utskilte arkivdelar, ymse

Z

Referansemateriell (arkivlister, instruksar, handbøker etc.)

Laster...