Kommunen er etter § 18 forplikta til å oppretta eige arkivdepot eller delta i eit interkommunale depotsamarbeid.
I arkivdepotet skal arkiva bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk. Arkivdepotet skal føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll med arkivbestanden.
Eidfjord kommune har eige arkivdepot for eldre og avslutta papirarkiv.
Kommunen har med heimel i Forskrift om offentlege arkiv § 18 og IKAH sin selskapsavtale § 4, pkt 2 inngått driftsavtale om overføring av depotoppgåver til Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH).
Avtalen gjeld: Driftsavtale om digitalt sikringsmagasin (DSM) med tilhøyrande driftstenester
Ved avlevering til depot hjå IKAH vert ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til IKAH.
Kommunen har framleis eigedomsretten til arkivet og det overordna ansvaret for at arkivet vert teke vare på i samsvar med arkivlova § 6.
Arkivdepotet er sikra i høve redusert tilgang til arkivlokalet. Dei som er gitt denne spesielle tilgangen er å definera som depotansvarlege.
Arkivdepotansvarlege har fylgjande oppgåver:
- å ta i mot overføringar av eldre og avslutta arkiv
- å gje arkiva trygg oppbevaring
- å føra fortløpande register over mottekne arkiv
- å utarbeida katalogar over arkiva
- å syta for at kommunale einingar kan låna tilbake eller få kopi av arkivsaker dei har avlevert
- gje publikum innsyn i arkiva i samsvar med gjeldande regelverk
- Utarbeida spesielle formidlingstiltak retta mot lokalsamfunnet
