Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Rutine ved utilgjengeleg elektronisk system

Status

Godkjend

 

 

 

 

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

04.04.2022

Godkjend av:

Teamet for arkiv-plan for tilsyn

24.06.2022

Sist revidert:

 

 

 

Innleiing:
Rutina her beskriv kva ein skal gjera om det elektroniske systemet er utilgjengeleg i kortare og lengre periodar

 

Hensikt
Rutina skal sikra at journalar og dokument som er arkivverdige vert teke hand om ved utilgjengeleg system.

 

Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor

 

Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

 

Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar

 

Rutine

 

 

 

Steg

Omtale

Ansvar

Utilgjengeleg system i kort periode

Dersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dagar) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle høve. Saksmapper skal då kunne lånast ut til sakshandsamar på førespurnad, og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste.

Arkivansvarlege

Utilgjengeleg system i lengre periode

Om journalen- arkivsystemet er utilgjengeleg for eit lengre tidsrom skal systemansvarleg sjå til at arkiveringsplikta skjer i samsvar med gjeldande lovverk.

Systemansvarleg

Føring av mellombels journal

Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument som inneheld opplysningar i høve til arkivlova § 2-7

Arkivpersonale

Handaming av inngåande dokument

  • Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne, i den mellombelsepapirjournalen. Deretter vert det teke kopi av originaldokumentet, dersom dette er mogeleg. Originalen vert lagra ieigen bunke hjå arkivet inntil systemet er tilgjengeleg og dokumentet kan registrerast ogskannast i Sak- / arkivsystemet eller fagsystemet.
  • Kopiane vert påført påskrifta "Ikkje skanna og reg”. Kopiane vert så fordelte til leiaren/sakshandsamaren.
  • Om det ikkje let seg gjera å kopiera dokumenta, kan ein på førespurnad få låne originaldokument , og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste over desse. Dokument som er utlånt skal leverast attende til arkivtenesta så snart som råd.
  • Når systemet er tilgjengeleg, vert originaldokumenta registrerte på grunnlag av den mellombelse journalen. Dokumentet vert påført saks- og dokumentnummer samt sakshandsamar frå den mellombelse journalen. Dokumenta vert skanna og journalført slik at sakshandsamaren kan kassera kopiane. Er det påført merknader, må dei leggjast inn under merknader til journalposten, og avskriv dei dokument, så må det leggast inn avskrivingsopplysningar.

Arkivpersonale og sakshandsamarar

 

Handsaming av utgåande dokument

  • Sakshandsamaren produserer dokumenta i det ordinære tekstbehandlingssystemet eller anna høveleg system. Om dokumentasjonen vert sendt på e.post, skal det opprettast ei eiga mappe i outlook for ikkje arkiverte dokument.
     Er det straumbrot, så må ein skriva vanlege manuelle brev med blåpapir for at ein sjølv har kopi av dokumentet.
  • Arkivkopi og kopi til kopibok av det utgåande dokumentet vert lagt i hyllene slik rutina er i dag. I tillegg skal sakshandsamar om ein har nytta elektronisk system enten importera dokumentet sjølv til aktuell sak eller sende det elektroniske dokumentet på e.post til postmottak om dette er mogeleg.
  • Arkivet journalfører dei utgåande dokumenta i den førebelse journalen, og legg dei i eigen bunke for skanning når systemet er tilgjengeleg.

Sakshandsamar og arkivpersonale

Systemet er tilgjengeleg att

  • Når systemet er tilgjengeleg, registrerer arkivet utgåande dokument på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane i den førebelse papirjournalen.
  • Dokumenta vert knytt til det elektroniske arkivet ved å arkivera dei elektroniske filene ein har fått eller ved å skanna dei utgåande dokumenta.

Arkivpersonale

Laster...