Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Delegering av ansvar og mynde

Overordna arkivansvar
Kommunen har etter i § 6 i arkivlova arkivplikt.

  • Rådmannen har i fylgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organisering og oppfylgjing av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
  • Rådmannen har delegert fagansvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar jamfør delegeringsreglement. Arkivleiar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivaleiar rapporterar til rådmann/assisterande rådmann/organisasjonssjef.

 

Arkivleiar sine fullmakter og ansvar
Arkivaleiar er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føra tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

  • Å rapportera til rådmann om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heva kvaliteten på arkivarbeidet
  • Å uttala seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
  • Å utarbeida verksemdsplanar for arkivtenesta
  • Å føra tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
  • Å føra kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
  • Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
  • Å verta tatt med på råd når kommunen skal velje nye elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
  • Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH)

 

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

  • Å halda seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
  • Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
  • Å gje nytilsette naudsyn opplæring

 

Delegering av ansvar til einingsleiar:
Einingsleiarar er delegert det daglege og periodiske ansvaret for dei arkivdelane som dei sjølve er ansvarlege for.

Einingsleiar er delegert ansvaret for at avslutta arkiv på eiga avdeling, både elektronisk og papir vert avlevert i høve lover/retningslinjer og rutinar som kommunen har.

Dette ansvaret kan delegerast vidare til eige arkivpersonale.

 

Depotansvarleg sitt ansvar:
Depotansvarleg er leiar for kommunen sitt arkivdepot. Depotansvarleg har rett og plikt til:

  • Å rapportera til rådmannen om verksemda til arkivdepotet og leggja fram framlegg om tiltak som skal heva kvaliteten på arbeidet.
  • Å utarbeida verksemdsplanar for arkivdepotet.
  • Å gi naudsyn rettleiing til dei arkivskapande einingane som skal avlevera til depotet.
  • Å føra kontinuerleg kontroll med klima og andre oppbevaringstilhøve i arkivlokala.
  • Å gi rettleiing til publikum og ekspedera førespurnader om innsyn i arkiv.

Interkommunalt Arkiv Hordaland (IKAH)
Eidfjord kommune er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) med slikt ansvarsområde:

Selskapsavtale:
§ 4 Føremål og ansvarsområde

  1. Selskapet sitt hovudføremål er å legge forholda til rette for eigarane si rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlova sine intensjonar og føresegner.
  2. Selskapet skal etter avtale med den enkelte eigar kunne fungere som arkivdepot for eigarane sine arkiv. Tenestene skal vere regulert gjennom eigne avtalar.
  3. Selskapet kan tilby arkivfaglege tenester som eigarane skal betale for, etter satsar vedtekne av styret. Dette skal vere tenester eigarane har ulik etterspurnad etter, og eller som ikkje vert tilbydd til alle eigarar. Tenestene skal vere regulert gjennom eigne avtalar.
  4. Selskapet skal kunne fungere som fylkesarkiv og skal kunne ta i mot privatarkiv. Tenester som er knytt til privatarkiv skal vere regulert gjennom ein eigen avtale.
  5. Selskapet har ikkje erverv som føremål. Selskapet kan delta i faglege samarbeid og eller tilby kompetanse og arkivtenester til andre så lenge dette ikkje går utover hovudformålet.

Representantskap og styre har ikkje fullmakt til å fatte vedtak på område som ikkje er nemnt ovanfor.

 

I tillegg er det inngått slike avtalar med Interkommunalt Arkiv i Hordaland:

  • Driftsavtale om digitalt sikringsmagasin (DSM) med tilhøyrande driftstenester
  • Datahandsamaravtale
Laster...