Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Rutine for saker som er feiloppretta og utgår

Status

Godkjend

 

 

 

Dato:

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

20.06.2022

Godkjend av:

Teamet for arkiv-plan og tilsyn

24.06.2022

Sist revidert:

 

 

 

Innleiing:
Saker som er feiloppretta skal ikkje vera ein del av arkivet. Desse skal utgå.

Sakshandsamar sender  melding via Teams, e-post eller via systemet som «Melding til arkiv»

 

Hensikt
Rutina skal sikra at saker som ikkje er ein del av arkivet skal utgå frå det elektroniske arkivet og papirarkivet.

 

Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor

 

Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

 

Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar

 

Rutine

 

 

 

Steg

Omtale

Ansvar

Sjekk korga «Melding til arkiv»

Sjekk om det er saker som vert bedt om å verta sletta.

 

Tenestetorget

Hent fysisk arkivmappe

Om saka står i status R er ikkje saka fysisk laga til og ein kan utføra oppdraget elektronisk

Om saka står i status B skal ein fysisk ha mappa i hende for å utføra oppdraget.

Tenestetorget

Flytting av journalpostar

Saker som «utgår» i arkivet skal ikkje innehalda journalpostar.

Flytt evt. journalpostar til rett sak evt. slett om det allereie er arkivert på rett sak.

Tenestetorget

Endring av sakstittel

Tittel på saker som utgår skal vera

Saka utgår

Tenestetorget

Endring av status

Set status på sak til U for utgår

Tenestetorget

Fysisk dokument og arkivmappe

Makuler mappe og dokument

Tenestetorget

Laster...