| Status
|
Godkjend
|
|
|
|
|
Dato:
|
| Utarbeida av:
|
Monica H. Hereid
|
20.06.2022
|
| Godkjend av:
|
Teamet for arkiv-plan og tilsyn
|
24.06.2022
|
| Sist revidert:
|
|
|
Innleiing:
Saker som er feiloppretta skal ikkje vera ein del av arkivet. Desse skal utgå.
Sakshandsamar sender melding via Teams, e-post eller via systemet som «Melding til arkiv»
Hensikt
Rutina skal sikra at saker som ikkje er ein del av arkivet skal utgå frå det elektroniske arkivet og papirarkivet.
Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor
Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo
Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar
| Rutine
|
|
|
| Steg
|
Omtale
|
Ansvar
|
| Sjekk korga «Melding til arkiv»
|
Sjekk om det er saker som vert bedt om å verta sletta.
|
Tenestetorget
|
| Hent fysisk arkivmappe
|
Om saka står i status R er ikkje saka fysisk laga til og ein kan utføra oppdraget elektronisk Om saka står i status B skal ein fysisk ha mappa i hende for å utføra oppdraget.
|
Tenestetorget
|
| Flytting av journalpostar
|
Saker som «utgår» i arkivet skal ikkje innehalda journalpostar. Flytt evt. journalpostar til rett sak evt. slett om det allereie er arkivert på rett sak.
|
Tenestetorget
|
| Endring av sakstittel
|
Tittel på saker som utgår skal vera Saka utgår
|
Tenestetorget
|
| Endring av status
|
Set status på sak til U for utgår
|
Tenestetorget
|
| Fysisk dokument og arkivmappe
|
Makuler mappe og dokument
|
Tenestetorget
|
