Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Instruks for avlevering av papirbasert arkivmateriale til fjernarkiv og depot

Status

 

 

 

 

Dato:

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

01.07.2022

Godkjend av:

Rådmann Geir Underhaug

04.07.2022

Sist revidert:

 

 

 

Inleiing
Retningslinene for avlevering av arkivmateriale til fjernarkiv / depot hjå Eidfjord kommune byggjer på Riksarkivaren si Forskrift for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar.

 

Hensikt
Instruksen skal sikra at arkivmateriale som vert avlevert til fjernarkiv og depot i Eidfjord kommune fylgjer Riksarkivaren si Forskrift.

 

Ansvar:
Avleverande arkivskapar er ansvarleg for at arkivmaterialet vert levert etter Riksarkivaren sin Normalinstruks.
Når arkivmaterialet er levert til depot vert ansvaret for forvaltninga av det avleverte arkivmaterialet overført til Eidfjord kommune.

 

Avvikshandtering
Avvik frå instruksen skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

 

Instruks

 

 

Steg

Omtale

Ansvar

Avleveringstidspunkt

Tidspunkt for avlevering av arkivmateriale skal avtalast med arkivleiar i Eidfjord kommune.
 Vanleg administrativt arkiv skal setjast på fjernarkiv etter 4 år (valperioden) og avleverast til depot etter 25 år.
 Avslutta arkiv etter nedlagde einingar skal avleverast omgåande til depot.

Einingsleiar / Arkivskapar

Avlevering personregister

Fylgjande arkiv skal avleverast til fjernarkiv når dei ikkje er i bruk og seinast etter 10 år til depot:

  • Mapper på barnehagebarn etter Opplæringslova
  • Elevmapper frå skule etter Opplæringslova
  • Klientmapper på PPT/Logoped
  • Klientmapper etter Sosialtenestelova
  • Klientmapper frå flyktningkontor
  • Pleie- og omsorgsarkiv (brukarmapper) etter Sosialtenestelova
  • Pasientjournalar og helsekort frå kommunehelsetenesta

Einingsleiar / Arkivskapar

Klargjering

Materialet som skal avleverast skal behandlast på følgjande måte:

 

  • Møtebøker og vedtaksbøker som er produsert som lausblad, skal bindast inn. Møtebøker der referata er limt inn i protokollar er ikkje arkivhaldbare, og ein skal ta kopi av desse før overføring. Kopien skal avleverast saman med originalen.
  • Kopibøker og utskrifter av journalar skal bindast saman og leggjast i arkivboksar.
  • Saksdokument skal leggjast i omslag eller mapper i samsvar med strukturen i arkivet. Omslag og mapper skal vere påført informasjon om innhaldet: arkivkode, saksnummer, sakstittel e.l.
  • Omslag/mapper skal vere av syrefritt papir. Eit omslag kan vere eit A3-ark som er bretta på midten og lagt rundt dokumenta.
  • Personmapper skal leggjast i arkivboksar alfabetisk eller etter fødselsdato, det vil seia i same orden som det arkivet var ordna etter før avleveringa. Boksane må ikkje vere for fulle. Mapper etter døde personar bør merkast særskilt. Dersom ein har større mengder slike mapper kan desse leggjast i eigne arkivboksar som ein eigen serie.
  • Arkivmaterialet skal vere kassasjonshandsama.
  • Materialet skal reingjerast for smuss og støv, plast, plastomslag, merkelappar med lim (t.d. ”post-it”), tape og binders skal fjernast.
  • Dersom materialet er skada, skal ein ta kontakt med Arkivleiar for å få råd om korleis det kan reparerast. Materialet skal vere reparert før avlevering.

 

Einingsleiar / Arkivskapar

Pakking og merking

Arkivmateriale som ikkje skal bindast inn, skal handsamast på fylgjande måte:

 

  • Materialet skal leggjast i arkivboksar som er godkjent av arkivdepotet.
  • Materiale som ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med arkivdepotet.
  • Alt arkivmateriale skal vere reingjort før overføring.
  • Materialet skal merkast med etikettar av arkivhaldbart papir. Etikettane skal limast på med lim som er godkjent av Riksarkivaren. Sjå link om lim til etikettar
  • Etikettane skal innehalda informasjon om kommune, arkivskapar, arkivserie, innhald, ytterår og arkivstykkenummer.

Einingsleiar / Arkivskapar

Avleveringslister

Arkivdepotet har utarbeida standardiserte avleveringsskjema. Arkiv som skal avleverast skal vere registrert på desse listene på denne måten:

 

  • Kvar arkivserie skal verta ført på ei eiga liste, med opplysningar om arkivskapar, arkivserie og ytterår. Listene skal vidare gje oversyn over arkivstykka i serien, med informasjon om nummerering og innhald.
  • Dersom delar av materialet er unnateke frå offentleg innsyn, skal dette gå fram av arkivlistene.
  • Personregistermappene skal registrerast alfabetisk med namn og fødselsdato på avleveringslista. Denne skal gje oversyn over kva mapper som ligg i kvar einskild arkivboks. Kontroller nøye at avleveringslistene samsvarar med innhaldet i arkivboksane.
  • Avleveringslistene er grunnlaget for den bestandsoversikten som Eidfjord kommune til ein kvar tid skal ha over materialet som vert oppbevart i Eidfjord kommune.

Einingsleiar / Arkivskapar

Gjennomføring og godkjenning

Materiale som ikkje er ordna etter dei retningsliner som er omtala over kan verta nekta godkjent for avlevering til Eidfjord kommune sitt fjernarkiv / depot. Materialet må i så fall attende til arkivskapar for ny ordning og merking.
 Ta derfor kontakt med Arkivleiar på førehand dersom noko er uklart med omsyn til avleveringa.

 

Arkivleiar godkjenner eller avviser avlevering.

Einingsleiar / Arkivskapar må retta opp feil ved avlevering.

Laster...