Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Organisering av ansvar og oppgåvefordeling mellom arkivtenesta, sakshandsamarar, leiarar og IKT i felles sak-/arkiv system og fagsystem

Organisering av ansvar og oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar, leiarar og IKT i felles sak/arkiv system og fagsystem.

Arkivtenesta sentralt (tenestetorget) har ansvar for å:

  • motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post som høyrer til Sak-/arkiv systemet. Dette gjeld og elektronisk motteke post i kommunen sitt sentrale e-post mottak eller i elektroniske importsentralar.
  • kvalitetsikra sakshandsamar si registrering i samband med oppretting av ny sak.
  • kontrollera eller føra på rett klassering etter arkivnøkkel og endra status på sak frå "reservert" til "under behandling"
  • journalføra eigenproduserte dokument, sakspapir og interne notat
  • journalføra e.post som vert registrert i sakshandsamarsystemet. Inngåande og utgåande e.postar
  • arkivera fysiske dokument for dei arkiva arkivtenesta har ansvaret for
  • kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt på utgåande dokument
  • skanna dokument til utgåande brev om dei manglar
  • skriva ut vedlegg som ikkje ligg til arkiv, men som ligg elektronisk
  • journalføra utgåande dokument
  • setta kopi av utgåande brev i perm for kopibok og evt. delegert vedtaksperm.
  • frankera utgåande post
  • kontrollera og avslutta arkivsaker etter ynskje frå sakshandsamar
  • kvalitetssikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv
  • utlån frå papirarkiv
  • gå gjennom postjournal før utlegging på heimesida under innsyn
  • kontrollera elektronisk sendt post - sending med feil - korrigera/retta saman med eller på vegne av sakshandsamar

 

Fagsystem – Leiar/sekretær utanfor sentralarkivet (ytre einingar) har ansvar for å:

  • motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post til fagsystem. Dette gjeld og elektronisk motteke post motteke i eininga sitt e-post mottak eller i elektroniske importsentralar, t.d. Altinn.
    • kvalitetssikra sakshandsamar si registrering i samband med oppretting av ny sak eller journal
    • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
    • journalføra eigenproduserte dokument
    • frankera utgåande post som krev sending i papirformat
    • kontrollere eininga sin daglege postjournal
    • punkta ovanfor gjeld tilsvarande for dokument og journal tilhøyrande særskilde fagprogram eininga nyttar - t.d. ulike klientarkiv, elevarkiv, pasientarkiv osv.
    • Arkivera fysisk dersom ein har papirarkiv

 

Sakshandsamar har ansvar for å:

  • halda orden og kontroll på arbeidsbordet sitt i sak-/arkivsystemet og fagsystemet til ei kvar tid.
  • levera personleg adressert post, papirdokument til arkivtenesta for journalføring.
  • registrera e. post, sms eller andre elektroniske filer i sakshandsamarsystemet som kjem direkte til sakshandsamar
  • kontrollera graderingar og liknande som arkivpersonalet har gjort
  • kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
  • ha oversikt over kva saker som ein har ansvaret for, og som er til handsaming ved hjelp av sak-/arkivsystemet eller fagsystem
  • sikra at all dokumentproduksjon vert registrert i sak-/arkivsystem evt. i fagsystem
  • avskriva (svara på) inngåande og interne dokument som er handsama
  • produsera/senda vedtaksbrev etter at vedtak er fatta administrativt og i politiske utval
  • sjekka at status for vedtaksoppfylging på sakspapira er korrekt til ei kvar tid
  • ekspedera elektronisk all post som er mogeleg via tenesta KS som er integrert eller med den løysinga som er tilgjengeleg for systemet
  • leggja utgåande brev i konvolutt og levera til arkivtenesta for frankering dersom dokument eller vedlegg krev sending i papirformat
  • kontrollera at elektronisk sending er vellukka gjennomført i systemet
  • levera det tal utskrifter som arkivtenesta skal ha i papirformat (arkiv/kopibok)
  • arkivera fysiske dokument for dei arkiva sakshandsamar/avdelinga har ansvaret for
  • be om å få avslutta arkivsak elektronisk etter kvart som dei er ferdig handsama. For dei arkiva som sakshandsamar/avdelinga har ansvaret for skal rutine for avslutting av sak fylgjast av sakshandsamar.

 

Leiar har ansvar for å:

  • fylgja opp det daglege ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar
  • fylgja opp det periodiske ansvaret for dei arkivdelane som dei sjølve er ansvarlege for
  • avlevera avslutta arkiv på eiga avdeling både elektronisk og papir i høve lover/retningslinjer og rutinar som kommunen har
  • fylgja opp sine eigne saker som ein sjølv har ansvaret for, jamfør sakshandsamar sitt ansvar
  • fylgja opp sakshandsamarane fagleg og rettleia dei på best mogeleg måte og sjå til at arkiv- og sakshandsamingsrutinar på eiga avdeling vert fylgde
  • syte for at sakshandsamarane har dei naudsynte ressursar til å utføre oppgåvene sine
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaminga vert ivareteken
  • halde oversyn med restansar i eiga avdeling, og sjå til at restanselister vert fylgde opp av sakshandsamarar
  • melde frå til arkivtenesta ved langvarig fråvær hjå sakshandsamarar
  • ha rutine for å nytta "stedfortredar"- funksjon
  • syte for å gå igjennom i lag med sakshandsamar eventuelle restansar og ikkje avslutta saker når nokon på eininga sluttar. Arkivet skal ha melding om kva saker som skal avsluttast, jamfør rutine
  • gje beskjed til IKT samt systemansvarleg for sak-/arkivsystem og systemansvarleg for fagsystem når ein person sluttar, slik at autorisasjon vert avslutta
  • syte for at sakshandsamarar som sluttar har rydda både elektronisk og fysisk på kontoret for arkivverdig dokumentasjon, samt sletta/kasta det som ikkje er arkivverdig
  • gje melding til arkivet om at personalmappa skal avsluttast
  • einingsleiar har ansvar for at all personaldokumentasjon vert journalført i arkivsystemet, og at sensitive personalopplysningar er skjerma for uautorisert tilgang. Einingsleiar må ta kontakt med arkivleiar ved særskild sensitive personalsaker
  • gje beskjed til IKT og arkivleiar ved vurdering om avslutting av IKT system
  • gje beskjed til IKT og arkivleiar ved vurdering om innkjøp av nytt IKT system
  • ved lengre avbrot i eit system, gje beskjed til arkivtenesta og arkivleiar slik at rutinar for system ute av drift vert sette i verk

  

IKT har ansvaret for å:

  • Beskytta systema mot avvik i Integritet, Tilgjengelegheit og Konfidensialitet
  • ha oversikt over alle IKT system som kommunen nyttar
  • godkjenna alle innkjøp av IKT system
Laster...