Organisering av ansvar og oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar, leiarar og IKT i felles sak/arkiv system og fagsystem.
Arkivtenesta sentralt (tenestetorget) har ansvar for å:
- motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post som høyrer til Sak-/arkiv systemet. Dette gjeld og elektronisk motteke post i kommunen sitt sentrale e-post mottak eller i elektroniske importsentralar.
- kvalitetsikra sakshandsamar si registrering i samband med oppretting av ny sak.
- kontrollera eller føra på rett klassering etter arkivnøkkel og endra status på sak frå "reservert" til "under behandling"
- journalføra eigenproduserte dokument, sakspapir og interne notat
- journalføra e.post som vert registrert i sakshandsamarsystemet. Inngåande og utgåande e.postar
- arkivera fysiske dokument for dei arkiva arkivtenesta har ansvaret for
- kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt på utgåande dokument
- skanna dokument til utgåande brev om dei manglar
- skriva ut vedlegg som ikkje ligg til arkiv, men som ligg elektronisk
- journalføra utgåande dokument
- setta kopi av utgåande brev i perm for kopibok og evt. delegert vedtaksperm.
- frankera utgåande post
- kontrollera og avslutta arkivsaker etter ynskje frå sakshandsamar
- kvalitetssikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv
- utlån frå papirarkiv
- gå gjennom postjournal før utlegging på heimesida under innsyn
- kontrollera elektronisk sendt post - sending med feil - korrigera/retta saman med eller på vegne av sakshandsamar
Fagsystem – Leiar/sekretær utanfor sentralarkivet (ytre einingar) har ansvar for å:
- motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post til fagsystem. Dette gjeld og elektronisk motteke post motteke i eininga sitt e-post mottak eller i elektroniske importsentralar, t.d. Altinn.
- kvalitetssikra sakshandsamar si registrering i samband med oppretting av ny sak eller journal
- oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
- journalføra eigenproduserte dokument
- frankera utgåande post som krev sending i papirformat
- kontrollere eininga sin daglege postjournal
- punkta ovanfor gjeld tilsvarande for dokument og journal tilhøyrande særskilde fagprogram eininga nyttar - t.d. ulike klientarkiv, elevarkiv, pasientarkiv osv.
- Arkivera fysisk dersom ein har papirarkiv
Sakshandsamar har ansvar for å:
- halda orden og kontroll på arbeidsbordet sitt i sak-/arkivsystemet og fagsystemet til ei kvar tid.
- levera personleg adressert post, papirdokument til arkivtenesta for journalføring.
- registrera e. post, sms eller andre elektroniske filer i sakshandsamarsystemet som kjem direkte til sakshandsamar
- kontrollera graderingar og liknande som arkivpersonalet har gjort
- kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
- ha oversikt over kva saker som ein har ansvaret for, og som er til handsaming ved hjelp av sak-/arkivsystemet eller fagsystem
- sikra at all dokumentproduksjon vert registrert i sak-/arkivsystem evt. i fagsystem
- avskriva (svara på) inngåande og interne dokument som er handsama
- produsera/senda vedtaksbrev etter at vedtak er fatta administrativt og i politiske utval
- sjekka at status for vedtaksoppfylging på sakspapira er korrekt til ei kvar tid
- ekspedera elektronisk all post som er mogeleg via tenesta KS som er integrert eller med den løysinga som er tilgjengeleg for systemet
- leggja utgåande brev i konvolutt og levera til arkivtenesta for frankering dersom dokument eller vedlegg krev sending i papirformat
- kontrollera at elektronisk sending er vellukka gjennomført i systemet
- levera det tal utskrifter som arkivtenesta skal ha i papirformat (arkiv/kopibok)
- arkivera fysiske dokument for dei arkiva sakshandsamar/avdelinga har ansvaret for
- be om å få avslutta arkivsak elektronisk etter kvart som dei er ferdig handsama. For dei arkiva som sakshandsamar/avdelinga har ansvaret for skal rutine for avslutting av sak fylgjast av sakshandsamar.
Leiar har ansvar for å:
- fylgja opp det daglege ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar
- fylgja opp det periodiske ansvaret for dei arkivdelane som dei sjølve er ansvarlege for
- avlevera avslutta arkiv på eiga avdeling både elektronisk og papir i høve lover/retningslinjer og rutinar som kommunen har
- fylgja opp sine eigne saker som ein sjølv har ansvaret for, jamfør sakshandsamar sitt ansvar
- fylgja opp sakshandsamarane fagleg og rettleia dei på best mogeleg måte og sjå til at arkiv- og sakshandsamingsrutinar på eiga avdeling vert fylgde
- syte for at sakshandsamarane har dei naudsynte ressursar til å utføre oppgåvene sine
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaminga vert ivareteken
- halde oversyn med restansar i eiga avdeling, og sjå til at restanselister vert fylgde opp av sakshandsamarar
- melde frå til arkivtenesta ved langvarig fråvær hjå sakshandsamarar
- ha rutine for å nytta "stedfortredar"- funksjon
- syte for å gå igjennom i lag med sakshandsamar eventuelle restansar og ikkje avslutta saker når nokon på eininga sluttar. Arkivet skal ha melding om kva saker som skal avsluttast, jamfør rutine
- gje beskjed til IKT samt systemansvarleg for sak-/arkivsystem og systemansvarleg for fagsystem når ein person sluttar, slik at autorisasjon vert avslutta
- syte for at sakshandsamarar som sluttar har rydda både elektronisk og fysisk på kontoret for arkivverdig dokumentasjon, samt sletta/kasta det som ikkje er arkivverdig
- gje melding til arkivet om at personalmappa skal avsluttast
- einingsleiar har ansvar for at all personaldokumentasjon vert journalført i arkivsystemet, og at sensitive personalopplysningar er skjerma for uautorisert tilgang. Einingsleiar må ta kontakt med arkivleiar ved særskild sensitive personalsaker
- gje beskjed til IKT og arkivleiar ved vurdering om avslutting av IKT system
- gje beskjed til IKT og arkivleiar ved vurdering om innkjøp av nytt IKT system
- ved lengre avbrot i eit system, gje beskjed til arkivtenesta og arkivleiar slik at rutinar for system ute av drift vert sette i verk
IKT har ansvaret for å:
- Beskytta systema mot avvik i Integritet, Tilgjengelegheit og Konfidensialitet
- ha oversikt over alle IKT system som kommunen nyttar
- godkjenna alle innkjøp av IKT system
