Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Rutine ved årsskifte i Sak- / arkivsystem

Status

Godkjend

 

 

 

Dato:

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

20.06.2022

Godkjend av:

Teamet for arkiv-plan og tilsyn

24.06.2022

Sist revidert:

 

 

 

Innleiing:
Det må i Sak- / arkivsystemet kvar 01.01.xxxx endrast på årstall i systemet.
Nummereringa i møteseriane vert automatisk endra når ein skiftar årstall i systemet.
I tillegg er det ein del faste saker med faste saknummer som vert oppretta kvart år

 

Hensikt
Rutina skal sikra at årtallet er korrekt i Sak- / arkivsystemet samt at faste saker vert oppretta med dei faste saksnummera.

 

Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor

 

Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

 

Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar

 

Rutine

 

 

 

Steg

Omtale

Ansvar

Endring av årstall

Årstall vert endra i administrasjonsmodulen under verktøy og årsskifte i systemet

System-administrator

Periodisering av arkivdelar

Kvart 4 år som fylgjer valperioden skal arkivdelane for sakarkiv og protokollarkiv periodiserast og opprettast ny arkivdel.

NB: Dette skal gjerast før ein opprettar faste saker slik at dei tilhøyrer rett arkivdel.
 Sjå rutine for periodisering av arkivdelar i Sak- / arkivsystem

System-administrator

Oppretting av faste saker pr. år

Ved endring av årsskifte skal desse sakene opprettast kvart år slik at dei får desse saksnummera:

 

Saknr

Tittel på sak

1

Annonser 20xx

2

Referatsak formannskap 20XX

3

Referatsak Eidfjord Fjellstyre 20XX

4

Referatsaker Eidfjord viltnemnd og innlandsfiskenemnd 20XX

5

Høyringar 20XX

6

Internettartiklar 20XX

7

Orienteringar formannskapet 20XX

8

Spørsmål til ordførar og rådmann i kommunestyret 20XX

 

 

System-administrator

Melding til administrator av heimesida (Bjørne M.)

Det må gjevast melding til Bjørne om at det er endra saknummer på Internettartiklar slik at han kan endra det i høve direkteimport av internettartiklar i Sak- / arkivsystemet.

System-administrator

Endring av saknummer

Endring av saksnummer for direkteimport av internettartiklar til Sak- / arkivsystem

Bjørne M.

Laster...