| Status
|
Godkjend
|
|
|
|
|
Dato:
|
| Utarbeida av:
|
Monica H. Hereid
|
20.06.2022
|
| Godkjend av:
|
Teamet for arkiv-plan og tilsyn
|
24.06.2022
|
| Sist revidert:
|
01.01.2023
|
|
Innleiing:
Det må i Sak- / arkivsystemet kvar 01.01.xxxx endrast på årstall i systemet. Dette gjeld både drifts- og testbasen.
Nummereringa i møteseriane vert automatisk endra når ein skiftar årstall i systemet.
I tillegg er det ein del faste saker med faste saknummer som vert oppretta kvart år
Hensikt
Rutina skal sikra at årtallet er korrekt i Sak- / arkivsystemet samt at faste saker vert oppretta med dei faste saksnummera.
Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor
Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo
Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar
| Rutine
|
|
|
| Steg
|
Omtale
|
Ansvar
|
| Endring av årstall i driftsbasen
|
Årstall vert endra i administrasjonsmodulen under verktøy og årsskifte i systemet
|
System-administrator
|
| Periodisering av arkivdelar
|
Kvart 4 år som fylgjer valperioden skal arkivdelane for sakarkiv og protokollarkiv periodiserast og opprettast ny arkivdel.
NB: Dette skal gjerast før ein opprettar faste saker slik at dei tilhøyrer rett arkivdel.
Sjå rutine for periodisering av arkivdelar i Sak- / arkivsystem
|
System-administrator
|
| Oppretting av faste saker pr. år
|
Ved endring av årsskifte skal desse sakene opprettast kvart år slik at dei får desse saksnummera:
| Saknr
|
Tittel på sak
|
| 1
|
Annonser 20xx
|
| 2
|
Referatsak formannskap 20XX
|
| 3
|
Referatsak Eidfjord Fjellstyre 20XX
|
| 4
|
Referatsaker Eidfjord viltnemnd og innlandsfiskenemnd 20XX
|
| 5
|
Høyringar 20XX
|
| 6
|
Internettartiklar 20XX
|
| 7
|
Orienteringar formannskapet 20XX
|
| 8
|
Spørsmål til ordførar og rådmann i formannskapet 20XX
|
| 9
|
Orienteringar kommunestyret 20XX
|
| 10
|
Spørsmål til ordførar og rådmann i kommunestyret 20XX
|
|
System-administrator
|
| Melding til administrator av heimesida (Bjørne M.)
|
Det må gjevast melding til Bjørne om at det er endra saknummer på Internettartiklar slik at han kan endra det i høve direkteimport av internettartiklar i Sak- / arkivsystemet.
|
System-administrator
|
| Endring av saknummer
|
Endring av saksnummer for direkteimport av internettartiklar til Sak- / arkivsystem
|
Bjørne M.
|
| Endring av årstall i testbasen
|
Årstall vert endra i administrasjonsmodulen under verktøy og årsskifte i systemet
|
System-administrator
|
