Utlån internt

Dersom det er naudsynt med omsyn til sakshandsaming e.l., kan kommunen låna attende arkivmateriale som er avlevert. Ved slikt tilbakelån skal desse reglane fylgjast.

Kommunen skal peika ut ein eller fleire personar (vanlegvis ved kvar eining som avleverar personmapper, eller ved sentralarkivet) som er autoriserte til å rekvirera og motta tilbakelån av originalt arkivmateriale, Dette gjeld og personmapper.

Generelt:

• Låneperioden ved utlån skal ikkje vare lenger enn naudsynt med omsyn til bruken av materialet. Vanleg utlånsfrist er fire veker.
• Tilbakelånt materiale skal ikkje blandast saman med anna arkivmateriale hjå lånaren.
• Tilbakelånt materiale kan ikkje lånast vidare utan godkjenning av arkivdepotet.
• Tilbakelånt materiale skal sikrast like godt som i arkivdepotet, jfr. § 4 i arkivforskrifta. Dersom dette ikkje er mogleg, kan materialet kopierast eller gjerast tilgjengeleg for bruk i arkivdepotet.
• Elektronisk materiale kan ikkje lånast tilbake. I staden kan det lagast kopiar av slikt materiale.
• Arkivdepotet skal dokumentera utlån og tilbakelevering av arkivmateriale.

Tilbakelån av personregistermateriale
Tilgang til avleverte personmapper skal skje i samsvar med Personopplysningslova.

I tillegg til punkta over om tilbakelån av arkivmateriale frå arkivdepot, gjeld fylgjande reglar for tilbakelån av personmapper ved avlevert materiale til IKA Hordaland:

• Personopplysningar som er tilbakeført til kommunen fordi ein tidlegare klient har gått inn i eit fornya klientforhold, vil vanlegvis gå inn som dokumentasjon i den aktive klientmappa saman med det nye materialet. I slike tilfelle skal ein ikkje sende materialet tilbake til Interkommunalt arkiv. IKAH må få melding når ei tilbakeføring på denne måten blir fast.
• Personmapper som ein berre brukar mellombels og ikkje i eit fornya klientforhold, skal behandlast som eit utlån frå det avleverte arkivet hjå IKAH og skal returnerast til IKAH etter bruk. For slike utlån vil det vanlegvis bli sett eit frist på fire veker.

Innsyn

Kommunale arkiv som er skapt etter 01.01.1971 er opne for innsyn etter reglane i offentleglova. Desse reglane gjeld ikkje for kommunale arkiv som er skapt før 1971, men dei skal likevel vera retningsgjevande for innsyn i slike arkiv. Etter forvaltningslova gjeld regelen om partsinnsyn, dvs. at ein part i ei forvaltningssak har rett til å gjera seg kjend med dokumenta i saka. Denne retten gjeld uavgrensa i tid.

Innsynsretten gjeld ikkje for opplysningar som er underlagt teieplikt etter forvaltningslova. Teieplikta gjeld for "noens personlige forhold", tekniske innretningar og framgangsmåtar og drift- og forretningsforhold som kan ha konkurransemessige konsekvensar. Teieplikta gjeld som hovudregel i 60 år, med unntak av bl.a. barnevernsaker og adopsjonssaker som har teieplikt på respektive 80 år og 100 år.

Eit vilkår for å få innsyn i arkiva er at brukaren identifiserer den aktuelle saka, f.eks. ved hjelp av arkivkatalog eller postjournal. Når det ikkje finst detaljerte register over arkivmaterialet, skal arkivleiar undersøkje om det inneheld opplysningar underlagt teieplikt før brukaren får tilgang. Det vil vanlegvis ikkje verta gitt innsyn i arkiv som er uordna. Det er fleire grunnar til dette: Det vil vera vanskeleg å kontrollera om dokument som er underlagt teieplikt vert gjort tilgjengelege, det vil vera vanskelegare å kontrollera at alt utlevert materiale vert levert attende, og å finna fram i slike arkiv vil som regel vera urimeleg arbeidskrevjande. Uordna arkiv må likevel aldri verta meir enn ein mellombels brunngjeving for manglande innsynsrett, jf. Arkivlova § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Forskarar - dvs. personar med vitskapeleg stilling innanfor relevant fagområde, eller ein person under rettleiing av ein med ein slik stilling - kan få tilgang til materiale underlagt teieplikt etter vedtak av depotansvarleg etter samråd med vedkommande fagening.

Førespurnad om innsyn skal som regel være skriftleg. Søknaden skal innehalda:

• informasjon om kva arkiv og kva slags opplysningar ein vil ha innsyn i
• opplysningar om føremålet med innsynet
• skriftleg fullmakt når ein person søkjer om innsyn på vegne av ein annan
• heimel for innsyn, når den som krev innsyn meiner å ha rettsleg krav på opplysningane

Arkivmaterialet som det er gjeve innsyn i, må verta gått igjennom på den plassen arkivbrukaren er vorte tilvist. Det er ikkje høve til å låna arkivmateriale ut av depotet sine lokale. Før ein får tilgang til materialet, skal arkivbrukaren skriva under ei erklæring om at vedkommande er kjend med gjeldande reglar for bruk av arkivmaterialet.

Depot-tenesta er ansvarleg for at materialet vert sett på rett plass etter bruk.

Ein registrert person har med visse unntak (jf. Personoppl. § 23) rett til å få innsyn i kva opplysningar som vert handsama om seg sjølv. Dersom ein tidlegare klient eller elev ynskjer partsinnsyn i personregister som er avlevert til Interkommunalt Arkiv i Hordaland, skal denne verta henvist til behandlingsansvarleg i den avleverande institusjon. Eventuelle avslag om innsyn vert primært eit forhold som må avklarast mellom vedkommande person, behandlingsansvarleg ved arkivskapande organ og Datatilsynet. Dersom personen vert innvilga innsyn, skal avleverande organ gi IKAH tilstrekkelege opplysningar om den registrerte slik at det vert sikra ei rask attfinning av personmappa.