Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Rutine for førstehjelp ved skade på arkiv

Status

Godkjend

 

 

 

 

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

10.03.2022

Godkjend av:

Teamet for arkiv-plan og tilsyn

24.06.2022

Sist revidert:

 

 

 

Innleiing:
Rutina her gjeld handering av materiale som har vorte utsett for Flaum, vass-, brann-, og soppskader. Informasjon finn ein på arkivverket sine sider:

Håndtering av mugginfisert papir/bøker - Arkivverket

Restverdiredning av skadet materiale - Arkivverket

 [Rettleiar - Muggsopp i arkivmateriale.pdf 4,34 MB]

 

Hensikt
Rutina skal sikra at det vert sett i verk tiltak om ein får skade på arkivmaterialet

 

Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor

 

Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

 

Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar

 

Rutine

 

 

 

Steg

Omtale

Ansvar

Flaum og vasskader

Ved mindre fuktskadar
 Ved mindre fuktskadar held det å lufttørke arkivmaterialet. Protokoller bør opnast og setjast på høgkant, eller leggast med trekkpapir mellom sidene. Dokument bør takast ut av arkivboksane og leggast utover i mindre bunkar. Fjern plast og binders, dersom dette ikkje alt er gjort. Ein kan gjerne bruke kondensfjernar og kaldluftvifter, men ein bør unngå varme. Dette aukar nedbrytningshastigheita i papiret og kan gje grobotn for sopp.

 

Ved store vasskadar
 Ved større vasskadar skal arkivmateriale leggast i tette plastposar/sekkar og frysast ned så fort som mogleg for å stanse blekkutflyting, soppvekst, og annan nedbrytning av papiret. Send arkivmaterialet i nedfrosen tilstand til eit spesialfirma som kan frysetørke arkivsakene.

 

Brann-/vass skade i arkivet

Brann og vass skade kan av naturlege årsakar henga saman. Om det har vore brann i arkivmateriale så er det truleg og vass skade i arkivet grunna sløkkinga. Det er vanskeleg å gardera seg heilt mot brann eller vass skader. Det kan skje sjølv om ein reknar med at arkivet er godt sikra. Me vil her koma med nokre gode råd som kan nyttast om uhellet er ute.

 

Brann

Til brannslokking rår ein til at det vert brukt CO2-apparat og ikkje pulverapparat. Dette grunna at pulver i pulverapparat dannar eit belegg som smeltar og som kan trekkja seg inn i dokumenta. Effekten av brannsløkkinga er begrensa ved bruk av pulverapparat, og forureininga av lokalet/materialet er stor.

Om ein ikkje klarar sløkkja brannen innan 3 minutt, må ein i staden prøva å avgrensa skadane så langt som råd.

Kva gjer ein med brannskadd arkiv
 Rutine for korleis ein handterar brannskadd arkiv finn ein ved Arkivverket i Kristiansand

 

Vatn

Ein bør skilja fuktig materiale og det som er verkeleg vått, slik at ein unngår å påføra det lett fuktige materialet skadar ved tørking saman med det våte materialet.

 

Nedfrysing

Nedfrysing bør skje så raskt som råd, helst ved temperaturar under  ÷50 grader, sidan iskrystallane vert mindre enn ved innfrysing ved høgare temperaturar og minskar skadane på dokumenta. Rask nedfrysing stabiliserar dessutan alle vassløyselege stoff i dokumenta. Vidare lagring av nedfryste materiale bør normalt skje ved ÷18 grader eller lågare.

 

Varme, ventilasjon og avfukting

Normalt slår ein av varmen i rommet. For å hindra lommer med høg luftfuktigheit må ventilasjon og avfukting fungera kontinuerleg. Ekstra utstyr kan leigast frå byggjebransjen eller firma for skadebegrensing.

 

Steng av vatnet

Ved vasskade ta kontakt med vaktmeistar for å få stengt av vatnet, men ideelt sett burde alle vera kjend med  kvar hovudvasskranen er, og kunna stengje den. Elektrisk utstyr må koplast frå. Dekk til naudsynt område for å avgrensa skadane og start flyttinga av risikoutsett materiale.

 

Redning av materiale med vasskade

Lufttørking eller frysetørking er dei aktuelle tørkemetodane. Lufttørking skal ikkje nyttast for dokument med vassfargar eller blekk. Her risikerar ein at fargar og blekk flyt ut over arka. Frysetørking er best for store mengder dokument. Sannsynligvis vil mykje vått materiale kunne reddast etter nedfrysing.
 Ved vasskade skal arkivmaterialet frysast ned så raskt som råd. Det bør pakkast i plastposar, helst i tynne posar av den typen som ligg i bossbøtta på kontora. Det er viktig at bunkane ikkje vert for tjukke, 10-15 cm er bra, altså omtrent som vanlege arkivboksar. Dette for å gjere prosessen med frysetørking så enkel som råd. Dersom materialet er pakka i veldig ulike bunkar vert det vanskelegare å frysetørka.
 Arkivmateriale som kun har vore fuktig, vil etter frysetørking ofte kunne settast attende i arkivet. Ein må rekna med utgifter til ny innbinding av møtebøker, journalar, kopibøker m.m. og konserveringstiltak for materiale som har vorte vått.
 Om ein har plass og mulegheit til å regulera klimaet i egna rom utanfor skadestaden, kan lufttørking nyttast. Dette gjelde for materiale som er lett fuktig. For å hindra soppvekst må temperaturen haldast under 18 grader. Vifter og anna utstyr må halda lufta i bevegelse, og materialet må spreiast utover på reine flater.

 

Kven utfører frysetørking

Frysetørking kan utføras av

  • Statsarkivet i Bergen
  • Rudskogen fryseterminal i Rakkestad. Tlf. nr. 69 22 99 00.

 

Korleis gjer ein det

Materiale som er frose ned rett etter vasskade eignar seg som regel godt til frysetørking.
 Innan 48 timar bør fuktig materiale vera tørka eller frose ned. Ein skal ikkje opne eller lukka skada materiale eller prøva å skilja dokument som klebar seg saman.

 

Innbundne journalar, møtebøker og kopibøker
 Innbundne journalar, møtebøker og kopibøker som er fuktige eller delvis våte kan lufttørkas. Sett dei opp på vass sugande papir og opna varsamt, men ein skal ikkje opna dei enkelte sidene.

 

Dokument, kart og grafiske dokument
 Det er viktig at en ikkje handsamar fuktig/våte dokument, kart eller grafiske dokument på ein måte som gjer at vassløyselege stoff vert trekt utover overflata. Ein skal ikkje bruka trekkpapir på vassfargar eller andre media som er lett oppløyseleg med vatn. Dokument med vassfargar og liknande må ein tørka eller frysa med ein gong.

 

Kopiar, negativ og dias
 Kopiar, negativ og dias må frysas eller tørkas innan 72 timar. Bruk hanskar.
 Vått materiale skal pakkast i plast. Lufttørking er å føretrekka, eventuelt kan en tina materialet før lufttørking. Ein kan prøva frysetørking, men ein skal ikkje vakumtørka fotografisk materiale.

 

Magnetiske data
 Magnetiske media som er våte eller har kondens på innsida av kassettane, kan haldast våte i fleire dagar. Pakk dei inn i plastposar og hald dei i vatn om det er fare for soppdanning. Dei skal ikkje frysast.

 

Diskettar/Harddiskar
 Diskettar skal stå i plastposar i boksar med vatn.
 Informasjonen på en harddisk kan ofte verta redda av spesialistar på datarekonstruksjon etter brann eller andre skadar.

 

Soppskader

  • Arkivmateriale vert utsett for sopp når det vert oppbevart i fuktig miljø.
  • Høg temperatur aukar tempoet i sopputviklinga. Dersom ein oppdagar arkivmateriale med sopp, så må ein straks flytta materialet til ein tørr stad. Flytt ikkje soppangrepet arkiv saman med materiale som er utan sopp.
  • Soppangrep på papir kan ha fleire slags utsjånad og fargar. Det kan vere svart, brunt, rosa/lilla, ferskenfarga m.m.
  • Sopp skal fjernast fysisk, med støvsugar. Ein må bruke sentralstøvsugar eller støvsugar med hepa-filter, slik at soppsporane ikkje berre går gjennom støvsugaren og ut i lufta igjen. Aller helst bør støvsuginga gå føre seg ute eller i rom med avtrekk. Sopp kan vera helsefarleg (jfr. soppskade i hus som kan føre til bl.a. luftvegsplager og hovudverk) så det er viktig å ta førehaldsreglar, særleg dersom det er mykje sopp.
  • Dersom det er veldig lite sopp, kan ein bruka ein tørr klut for å tørka det vekk.

 

Laster...