| Status
|
Godkjend
|
|
|
|
|
Dato:
|
| Utarbeida av:
|
Monica H. Hereid
|
20.06.2022
|
| Godkjend av:
|
Teamet for arkiv-plan og tilsyn
|
24.06.2022
|
| Sist revidert:
|
|
|
Innleiing:
Saker som sakshandsamar ynskjer skal verta avslutta finn ein i korga «Avslutt Sak ØA»
Hensikt
Rutina skal sikra at saker som vert bedt om avslutta vert avslutta på rett måte.
Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor
Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo
Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar
| Rutine
|
|
|
| Steg
|
Omtale
|
Ansvar
|
| Sjekk korga «Avslutt Sak ØA»
|
Sjekk om det er saker som vert bedt om å verta avslutta.
|
Tenestetorget
|
| Arkivdel
|
Tilhøyrer saka arkivdelar som «Bygg», «Sameiger»,»Kart», «Visma Flyt Skole» eller«Fjellstyret» kan mappa settast i status A då det er sakshandsamar som skal ordna og arkivlegga mappa.
|
Tenestetorget
|
| Hent fysisk arkivmappe
|
Hent fysisk mappe frå den arkivdelen som mappa tilhøyrer
|
Tenestetorget
|
| Reinsking av arkivmappa
|
Før arkivlegging skal arkivmappa reinskast, og plastlommer,bindersar, konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat o.l. skal fjernast frå mappa. Merkelappar med lim (t.d. ”post-it”) kan skade papiret og skal fjernast. Saksbehandlar er ansvarleg for at saker som går til arkivet er reinsa.
|
Sakshandsamar
|
| Fjerning av kopiar
|
Fjern kopiar. Det skal berre liggja 1 eksemplar av dokumentet i mappa, og det skal vera originalen (så langt det let seg gjera)
|
Sakshandsamar
|
| Sjekk manglar
|
Manglar det dokument i den fysiske mappa skal desse skrivast ut. Manglar det elektronisk dokument skal desse skannast inn.
|
Sakshandsamar
|
| Struktur i mappa
|
Sjekk at alle dokument ligg i rekkefølgje frå dokument 1 underst til xx øverst.
|
Sakshandsamar
|
| Skriv ut journal
|
Det skal føreligga fullstendig journaloversikt over dokumenta i saka.Skriv ut journal frå Sak-/arkivsystemet og legg fremst i arkivsaka
|
Sakahandsamar / arkivpersonale
|
| Send sak til avslutting elektronisk
|
Send saka til avslutting elektronisk i sak/arkivsystemet slik: Høgreklikk på saka – Behandle – Send sak til avslutting.
|
Sakshandsamar
|
| Avslutting av sak elektronisk
|
Saka vert avslutta elektronisk ved at ein endrar status på sak frå B (under behandling) til A for avslutta
|
Arkivpersonale
|
| Arkivlegging
|
For Byggesakarkivet og Kart og oppmålingsarkivet skal sakshandsamar sjølv arkivleggja dokumenta. For dei andre arkivdelane i Sak-/arkivsystemet er det Arkivtenesta som utfører dette.
|
Sakshandsamar / arkivtenesta
|
