Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Rutine for avslutting av saker og rydding av saksmappe

Status

Godkjend

 

 

 

Dato:

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

20.06.2022

Godkjend av:

Teamet for arkiv-plan og tilsyn

24.06.2022

Sist revidert:

 

 

 

Innleiing:
Saker som sakshandsamar ynskjer skal verta avslutta finn ein i korga «Avslutt Sak ØA»

 

Hensikt
Rutina skal sikra at saker som vert bedt om avslutta vert avslutta på rett måte.

 

Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor

 

Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

 

Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar

 

Rutine

 

 

 

Steg

Omtale

Ansvar

Sjekk korga «Avslutt Sak ØA»

Sjekk om det er saker som vert bedt om å verta avslutta.

 

Tenestetorget

Arkivdel

Tilhøyrer saka arkivdelar som «Bygg», «Sameiger»,»Kart», «Visma Flyt Skole» eller«Fjellstyret» kan mappa settast i status A då det er sakshandsamar som skal ordna og arkivlegga mappa.

Tenestetorget

Hent fysisk arkivmappe

Hent fysisk mappe frå den arkivdelen som mappa tilhøyrer

Tenestetorget

Reinsking av arkivmappa

Før arkivlegging skal arkivmappa reinskast, og plastlommer,bindersar, konsept, kladdar, dublettar, arbeidsnotat o.l. skal fjernast frå mappa. Merkelappar med lim (t.d. ”post-it”) kan skade papiret og skal fjernast. Saksbehandlar er ansvarleg for at saker som går til arkivet er reinsa.

Sakshandsamar

Fjerning av kopiar

Fjern kopiar. Det skal berre liggja 1 eksemplar av dokumentet i mappa, og det skal vera originalen (så langt det let seg gjera)

Sakshandsamar

Sjekk manglar

Manglar det dokument i den fysiske mappa skal desse skrivast ut.

Manglar det elektronisk dokument skal desse skannast inn.

Sakshandsamar

Struktur i mappa

Sjekk at alle dokument ligg i rekkefølgje frå dokument 1 underst til xx øverst.

Sakshandsamar

Skriv ut journal

Det skal føreligga fullstendig journaloversikt over dokumenta i saka.Skriv ut journal frå Sak-/arkivsystemet og legg fremst i arkivsaka

Sakahandsamar / arkivpersonale

Send sak til avslutting elektronisk

Send saka til avslutting elektronisk i sak/arkivsystemet slik:

Høgreklikk på saka – Behandle – Send sak til avslutting.

Sakshandsamar

Avslutting av sak elektronisk

Saka vert avslutta elektronisk ved at ein endrar status på sak frå B (under behandling) til A for avslutta

Arkivpersonale

Arkivlegging

For Byggesakarkivet og Kart og oppmålingsarkivet skal sakshandsamar sjølv arkivleggja dokumenta.

For dei andre arkivdelane i Sak-/arkivsystemet er det Arkivtenesta som utfører dette.

Sakshandsamar / arkivtenesta

Laster...