Eidfjord kommune nyttar K-kodenøkkelen som ordningsprinsipp for arkiv i Eidfjord

Kommunane sin arkivnøkkel, K-kodar, er eit viktig verktøy for å sikra god attfinning av dokumentasjon i kommunalt arkivmateriale.

Klassifikasjon er ein obligatorisk og sentral del i NOARK - Standard for elektronisk arkiv. Hensikta med bruk av arkivnøklar i elektroniske arkiv er blant anna å:

• sikra at dokument som har vorte til som resultat av dei same prosessane vert knytt saman.
• gi ein ekstra søkeinngang til arkivmaterialet
• sikra ei systematisk oversikt over alle handsama saker
• vera eit utgangspunkt for ulike oppgåver som bevaring og kassasjon, statistikk, etc.

K-kodane er bygd opp med fellesklassar, fagklassar og tilleggskodar.

Fellesklassar
Fellesklassane vert brukte til saker som er felles for alle einingar i kommunen og som handlar om kommunen si eigenforvaltning. Fellesklassane kan stå åleine eller saman med fagklassar og/eller tilleggskodar.
Desse er numeriske frå 0-9, med vidare underoppdeling.

Fagklassar

Fagklassane vert brukte til saker som gjeld fagområda/samfunnsoppgåvene. Med andre ord om kommunens tenester utad. Dei har alfabetisk inndeling frå A-Z. Bokstavane I og O er unnateke fordi dei kan forvekslast med tala 1 og 0. Fagklassar har og underoppdeling som til dømes slik:

A Opplæring (dei enkelte skuleslag)

A0 Felles

A01 Fjernundervisning

A02 Vaksenopplæring

A03 Opplæring utanom skolen

A04 Hospitantordning, elevutveksling

A05 Skulegang i annan kommune/fylke

A06

A07

A08

Fagklassane kan stå åleine eller saman med fellesklassane og/eller tilleggskodane. I kombinasjon skal alltid fellesklassane stå først.

& - Tilleggskodar

Tilleggskodane kan aldri stå åleine. Dei vert sett bak fellesklassar og/eller fagklassar der det er naturlig med meir informasjon, til dømes: &13 Høyring, uttale. Tilleggskodar vert ikkje alltid brukt fordi dei berre kan registrerast på saksnivå. Tidlegare var det mogeleg å kode kvart dokument alt etter innhald.

Det er ynskjeleg at me brukar alle 3 teikna i kvar kombinasjon. Dette gir oss meir å søkja på. Det gjer det dessutan lettare å navigera i fysiske arkiv.

I fysisk arkiv er oppstillinga slik:

Fellesklasse

Fellesklasse + tilleggskode

Fellesklasse + Fagklasse

Fellesklasse + Fagklasse + Tilleggskode

Fagklasse

Fagklasse + Tilleggskode

Er det fleire mapper med same kode, vert dei arkivert i stigande orden etter saksnummeret.