Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Rutine for signering digitalt og for hand

Status

Godkjend

 

 

 

Dato:

Utarbeida av:

Monica H. Hereid

20.06.2022

Godkjend av:

Teamet for arkiv-plan og tilsyn

24.06.2022

Sist revidert:

 

 

 

Innleiing:
Eidfjord kommune har ulike signeringsmetodar i sak-/arkivsystemet.

Desse er;

  • e-signering – digital signatur for utgåande skriv
  • Håndskriven signatur
  • Elektronisk godkjenning av sakspapir
  • Elektronisk godkjenning av notat og utgåande brev.

 

Hensikt
Rutina skal sikra at dokument vert signert på rett måte.

 

Ansvar:
Ansvar for å fylgja rutina er omtala nedanfor

 

Avvikshandtering
Avvik frå rutina skal meldast i kommunen sitt internkontrollsystem Compilo

 

Definisjonar:
Sjå begrepsavklaringar

 

Rutine

 

 

 

Steg

Omtale

Ansvar

e-signering

e-signering i Eidfjord kommune vert pr. dags dato kun nytta ved godkjenning av politiske møtebøker.

Rutine for dette finst i eige hefte

  • e-signering – brukardokumentasjon for saksbehandlere

Politisk sekretær

Handskriven signatur

Eidfjord kommune har papirarkiv og ein skal då ha handskriven signatur på desse dokumenta;

  • Utgåande brev skrive på Eidfjord kommune sitt formelle brev. Dette skal føreligga sjølv om brevet vert elektronisk sendt ut. Original skal då ligga i arkivet.
  • N - Notat internt sendt i organisasjonen
  • X - Notat internt utan mottakarar

Sakshandsamarar

Elektronisk godkjenning av sakspapir

Elektronisk godkjenning vert nytta av rådmannen eller stadfortredar for han i samband med politiske saker som skal opp til handsaming

For sending av sakspapir til godkjenning;

  • Sjå instruks for oppretting og godkjenning av politiske saker.

Rådmannen

Elektronisk godkjenning av notat og utgåande brev

Elektronisk godkjenning kan og nyttast ved at ein anna person får dokumentet til godkjenning for arkivering eller gjennomlesing for utsending av brev.

Dokumentet skal då handsamast i høve «motteke for godkjenning» Ein må då passe på at den som mottek oppgåva sender ut brevet enten elektronisk eller på papir.

Det skal likevel føreligga handskriven signatur på det formelle brevet, uavhengig av metoden det vert sendt ut på.

Sakshandsamar

Laster...